Компания «Норникель» продолжает внедрять прогрессивные практики в области повышения эффективности производственных и управленческих процессов. Одним из ключевых проектов в этом направлении стало внедрение корпоративной автоматизированной системы управления документами (КАСУД). В этой системе рождаются, поступают на рассмотрение и согласование документы, создаются поручения и контролируется их исполнение. Сейчас к КАСУД подключены 18 предприятий «Норникеля», но уже в ноябре этого года к системе присоединится главная производственная площадка компании – Заполярный филиал. О преимуществах этой системы, о том, как в «Норникеле» проходит цифровизация внутренних бизнес-процессов и скоро ли компании удастся отказаться от «бумаги», рассказала вице-президент, руководитель аппарата «Норникеля» Елена Кондратова.
Елена Алексеевна, почему сегодня столько внимания уделяется появлению именно этой системы? В конце концов, в «Норникеле» все время что-то внедряется…
Вы совершенно правы в том, что «Норникель» активно модернизируется и внедряет новые технологии и практики, направленные на повышение эффективности. И кому-то действительно может показаться, что документооборот – не самая важная составляющая такого гиганта, как наша компания. Но подумайте сами: сможем ли мы работать, не имея полной, комплексной системы документооборота, фиксирующей наши управленческие, финансовые, хозяйственные и прочие решения? Конечно, на рынке немало других систем обмена информацией – вплоть до мессенджеров, да и большинство важных соглашений и договоренностей все еще оформляются на бумаге, но очевидно, что для современной компании этих возможностей мало. Документооборот – это кровеносная система компании, и по тому, насколько хорошо он организован, можно оценивать и уровень корпоративной культуры в организации, и менеджерскую команду, и вовлеченность сотрудников. Просто мало кто осознает, что документ является базой для всех общественных отношений.
Поэтому работа с документами – важнейшая составляющая любого бизнеса. Особенно столь сложно устроенного, как у «Норникеля». Ни одна компания в мире не может сегодня обойтись без документов в том виде, как их трактует национальное и международное законодательство: документ – это материальный носитель с зафиксированной в нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать.
Поэтому документооборот компании, его развитие и эволюция – это не только требование государства, но и отражение, индекс общественного развития.
Конечно, эволюция, а я бы даже сказала, революция, произошла и в документационном обеспечении. Мы все стали свидетелями того, как бумажный документ достаточно быстро стал электронным без привычных печатей и подписей. Информационные технологии позволили сделать его более качественным. Скажу больше, был существенно снижен градус бюрократии, и это наша приоритетная задача: за счет упрощения процедур высвободить менеджменту рабочее время на продуктивную деятельность с высокой добавленной стоимостью, снять лишнюю административную нагрузку с профессионалов. В итоге процессы управления бизнесом должны стать эффективнее, быстрее и понятнее. Документ не должен отставать от развития организации, не должен тормозить реакцию бизнеса на изменения.
Но до появления КАСУД в «Норникеле» уже существовала система документооборота. В чем их отличие друг от друга?
До КАСУД в компании была система электронного документооборота и контроля исполнительской дисциплины (СЭДиКИД): она позволяла производить учет и передачу документов между делопроизводителями. Главным отличием КАСУД является его среда обращения, это не делопроизводители, а сами руководители и сотрудники, непосредственно работающие с документами. И это принципиально! Документ оказался наконец-то одним целым с бизнес-процессом, а не его отражением, отпечатком на бумаге, как это было раньше. Иными словами, сегодня мы пришли к тому, что инициатор документа, его автор, понимает ответственность перед бизнесом, а работа в КАСУД стала еще и отражением профессионализма, компетентности сотрудника.
В новой системе полностью автоматизирован и прозрачен весь жизненный цикл документа. Мы видим все его стадии жизни: от создания, согласования, подписания и отправки во внешний мир до получения документа, его рассмотрения, работы с документацией и направления его в архив.
Насколько КАСУД интегрирован с другими внедренными в компании информационными системами?
КАСУД интегрирован с SAP ERP, SAP ECM. До полной интеграции всей документации – хозяйственной, финансовой, управленческой – путь еще не близкий, но мы двигаемся в верном направлении и делаем это быстро. Скоро начнем реализацию нового этапа – переход на полностью электронные документы, в том числе и с внешними контрагентами, со всеми вытекающими отсюда последствиями: электронными реквизитами, безбумажной средой.
Насколько такая цифровизация безопасна? Бумагу можно спрятать в стол, а вот файлы…
Защита информации, если вы имеете в виду именно это, решаемая проблема. И наши коллеги из департамента защиты информации и IT-инфраструктуры в полной мере обеспечивают нас качественными решениями. Гораздо труднее научить людей по-новому строить бизнес-процессы в цифровой среде компании. Для этого кому-то придется учиться, повышать свою квалификацию, соответствовать новому уровню компетенций, устанавливаемых для сотрудников группы компаний.
Другой риск – пусть и неявный – связан с тем, что простота работы с документами может провоцировать своего рода «злоупотребления» – излишнее документирование. Очевидно стремление некоторых владельцев бизнес-процессов непременно все зарегламентировать. Здесь наш подход, уже реализуемый департаментом документационного обеспечения и организационного развития, простой: бюрократию в электронный вид мы переносить не будем и оставим ее в прошлом, на этапе бумажных документов. Это работа в том числе с сознанием и менталитетом, если можно так выразиться. Мы это понимаем и тоже учитываем в нашей работе. Мы – сервисная функция и всегда должны быть клиентоориентированы, а иногда это означает помочь не сделать ошибку.
На каких предприятиях компании уже внедрен КАСУД?
Если говорить о географии проекта, то в настоящий момент в КАСУД работают 18 предприятий группы и все филиалы компании, кроме Заполярного филиала. Старт опытно-промышленной эксплуатации КАСУД в Норильске намечен на 15 ноября. Другие предприятия «Норникеля» подключены к КАСУД в режиме «точка доступа» с ограниченным функционалом. Это позволяет обмениваться документами в электронном виде, без бумаги, в едином информационном пространстве всем предприятиям и филиалам. До конца 2020 года планируется завершить тираж системы по всей группе компаний «Норникель».
Внедрение нового зачастую процесс непростой. С какими основными трудностями приходилось сталкиваться при запуске и эксплуатации проекта?
В 2015 году мы начали внедрять КАСУД в московском офисе. Сделали это сознательно – хотели на себе испытать все «прелести» внедрения и учесть их при тиражировании на всю компанию. Это было правильным решением: в результате тестирования система была доработана функционально, изменен ряд бизнес-процессов, повышена и стабилизирована ее производительность, для удобства пользователей создан обучающий видеокурс. Если говорить не о технической стороне вопроса, то основной трудностью внедрения было недоверие коллег к безбумажному документообороту, так как многие привыкли все делать по старинке. И даже до сих пор – это я знаю точно – некоторые руководители параллельно с электронным документооборотом по-прежнему продолжают подписывать бумагу и рассматривать все на бумаге, минимум вдвое увеличивая свои и своих сотрудников трудозатраты. Таких единицы, но они есть. Сейчас в Москве систему используют более 70% сотрудников, включая топ-менеджмент компании.
В духе времени мы выпустили мобильное приложение КАСУД, потому что понимаем, что руководитель много времени проводит в перемещениях, командировках, у него нет возможности быть у монитора постоянно, а управленческие решения не всегда ждут. Пожалуй, самое сложное – это нам перенастроиться ментально и дать себе задание перейти на эффективную систему, а потом с этого пути не сворачивать. Как там у классика? «Привычка свыше нам дана, замена счастию она»? Вот это самое трудное в КАСУД.
Расскажите, как сегодня проходит внедрение системы на не захваченных «цифрой» предприятиях компании, обучение пользователей, кто обеспечивает систему поддержки?
Внедрение системы начинается, как правило, не менее чем за полгода до тиража. Сначала силами департамента документационного обеспечения и организационного развития на предприятии проводится обследование имеющихся процессов документационного обеспечения управления и архивного дела, выявляются отличия от единой методологии. Затем эти отличия устраняются, и лишь потом начинаются технические работы, производимые сервисной линией по развитию бизнес-приложений Московского филиала «НОРТЕХ» совместно с ИТ-подразделением предприятия.
Завершением подготовительного этапа является обучение руководителей, ключевых пользователей системы и делопроизводителей. Например, в Заполярном филиале с 16 сентября 2019 года (за два месяца до начала работы в КАСУД) началось очное обучение работников, на котором будет обучено около 2000 человек.
Поддержку КАСУД, как и всех корпоративных ИТ-систем «Норникеля», будет осуществлять «Норникель — ОЦО». Этот сервис уже отработан, и беспокоиться о квалификации работников или оперативности решения редко возникающих проблем у нас нет оснований.
Какие очевидные преимущества, выгоды получат сотрудники от КАСУД с учетом современных вызовов?
Мы ждем существенного повышения эффективности за счет оптимизации документооборота по составу, содержанию, жизненному циклу и степени автоматизации. Одним словом: дебюрократизация и сокращение документооборота. С помощью КАСУД можно будет избежать потери документов, ускорить их передачу между площадками, значительно сэкономить время из-за сокращения сроков рассмотрения. Как следствие, ликвидировать нерациональное использование ресурсов.
И конечно же, согласование и подписание документов в электронном виде (без физических подписей) возможно в любое удобное время и в любом удобном месте – мобильное решение, где документы у руководителя всегда под рукой.
Рядовым сотрудникам не нужно ходить по кабинетам, собирая визы, консолидировать замечания, полученные из разных подразделений, проверять подписание документов руководителем: все это можно сделать в КАСУД, находясь на своем рабочем месте.
